Průvodní dopis slouží k tomu, aby jste v souladu s popisem pracovní pozice, o kterou se ucházíte vyzdvihli všechny vaše relevantní zkušenosti, které jsou v něm uvedené. V porovnání s vaším životopisem může mít průvodní dopis užší záběr vašich zkušeností, dovedností a znalostí přesně zaměřené na ty z nich, které se shodují s náplní práce o kterou se ucházíte. Když průvodní dopis napíšete správně, budete vypadat jako ideální kandidát a pozvání k pohovoru vás nemine. Samozřejmě je důležité uvádět svoje pracovní zkušenosti pravdivě a nezkresleně. Vězte, že během kvalitně vedeného výběrového řízení na zaměstnání vaše „nafouknutá“ praxe bude zkušeným personalistou téměř jistě odhalena.
Pokud se trápíte tím, že po vás chce budoucí zaměstnavatel místo průvodního dopisu motivační dopis vězte, že v tom není žádný rozdíl. Motivační dopis a průvodní dopis je to samé, prostě dopis nazvěte tak, jak je požadováno.
Jestliže se ucházíte o pozici pouze v jednom oboru, například ve stavebnictví jako stavební vedoucí, doporučujeme zvolit strategii, kdy na jednotlivé nabídky práce v tomto oboru posíláte stejnou verzi životopisu, který popisuje dosažené úspěchy ve vaší dosavadní kariéře a k němu budete přikládat průvodní dopis, který bude pokaždé uzpůsobený požadavkům dané pozice u konkrétní firmy. Průvodní dopis shrne vše podstatné, co konkrétní zaměstnavatel hledá.
Stačí, aby se průvodní dopis vešel na jednu stránku?
Ano, jedna strana A4 je ideální. Při vědomí toho, váš budoucí nadřízený či personalista přímo ve firmě nebo v personální agentuře dostane průvodní dopis společně se životopisem od desítek a někdy i stovek uchazečů, délka na 1 stranu A4 je maximální délka, kterou zvládne přečíst. Protože na zběžné prohlédnutí a předvýběr má omezený časový limit, často několik málo sekund – takže pokud narazí na takový průvodní dopis, na kterém jsou relevantní zkušenosti a dovednosti kandidáta maximálně odpovídající tomu, co hledá a navíc přehledně napsané na jedné stránce, je velice pravděpodobné, že uchazeč o zaměstnání, který ho napsal se dostane do užšího výběru.
Jak napsat průvodní dopis:
- Úvod se jménem a shrnutím, co firmě přinesete – vše v jedné či dvou větách
- Klíčové znalosti a zkušenosti v požadované oblasti – ve 3 či maximálně 5 bodech – zde prodejte svoje dovednosti ve vztahu s náplní práce uvedených u pozice, o kterou se ucházíte
- Konkrétní aktivity, které jste realizovali – opět ideálně v souladu s požadavky na obsazovanou pozici na 3-4 řádky
- Aktivity, které jsou pro výkon pozice klíčová – zde na třech řádcích vypište klíčová slova – tedy důležité výrazy, se kterými máte relevantní zkušenosti a zároveň jsou uvedeny v popisu a náplně práce
- Vaše silné stránky – ve třech bodech napište, v čem jste skutečně dobří
- Co uděláte proto, aby firma byla úspěšná – znovu vypíchněte co umíte a co zabezpečí, že budete pro firmu přínosem
- Ostatní – například počet profesionálních kontaktů na linkedin, vaše zajímavé koníčky relevantní k pozici atd.
Toto vše přehledně uspořádejte na jednu stránku a buďte si jisti, že zaujmete.
Co v průvodním dopise zásadně neuvádět a co naopak zdůraznit?
Vždy se řiďte pravidlem, že musíte prodat to, co je požadováno u konkrétní pozice. Nejdříve si pracovní inzerát v klidu přečtěte, podtrhněte si klíčové dovednosti, zkušenosti a náplň práce a podle toho napište průvodní dopis takzvaně „na míru“. Pokud máte zkušenosti ještě s dalšími aktivitami, které s konkrétní pozicí přímo nesouvisí, nechejte si je až na pohovor a zmiňte je až tam, ale do průvodního dopisu je neuvádějte.
Vzor průvodního dopisu
Vyberte si ze dvou vzorů. Buď tradiční průvodní dopis nebo moderní průvodní dopis. Můžete v něm upravit odstavce, ale vždy dbejte na přehlednost, snadnou orientaci a ideálně aby se motivační dopis vešel na jednu stránku. Čím více bude průvodní dopis „zrcadlit“ požadavky z popisu práce uvedených v inzerátu, tím lépe – to je totiž to, co v něm potenciální zaměstnavatel nebo pracovní agentura hledá.
Nyní už víte, že má průvodní dopis pravidla, která se vyplatí dodržovat. Protože dobrý motivační dopis personalistu zaujme dřív než váš životopis.